AVIS IMPORTANT:
Soumission obligatoire des factures électroniques à la Fondation Emma
A partir du 1er septembre 2022, tous les fournisseurs de la Fondation Emma seront tenus de soumettre leurs factures sous format électronique et les factures papier ne seront pas acceptées, quel que soit leur montant.
Dans ce document nous informons les différents fournisseurs de la Fondation Emma ce qu'est une facture électronique et comment ils peuvent l'émettre et la présenter à cette entité.
Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Il s'agit d'un document électronique qui contient les mêmes informations que dans une facture traditionnelle et qui est transmis par voie électronique. Ce document doit être signé électroniquement avec un certificat numérique reconnu, qui garantit son authenticité, son intégrité et lui confère la même validité juridique qu'une facture papier.
Quels sont les avantages de la facture électronique ?
Outre tous les effets bénéfiques que représente la réduction de l’utilisation du papier pour l’environnement, la facture électronique présente, entre autres, les avantages suivants :
- Possibilité de soumettre des factures 24 heures sur 24, 365 jours par an.
- Économies de coûts liées à la génération, à l'envoi et au stockage de factures électroniques, au lieu d'utiliser du papier.
- Pleines garanties dans la réception et l’enregistrement des factures par la Fondation Emma.
- Réduction du temps de transmission : elle est pratiquement immédiate.
- Accélération des délais de paiement en permettant à la facture d'entrer plus tôt dans le circuit de validation.
- Suppression du rejet des factures en raison d'erreurs dans leur contenu. La facture électronique est validée lors de sa saisie et est rejetée si elle contient des erreurs.
- Suivi en temps réel de l'état des factures.
Conditions préalables
- Pour émettre une facture électronique, le fournisseur doit disposer d'un certificat numérique valide reconnu par l'Agence catalane de certification, où le CIF/NIF de ce certificat correspond à celui de l'émetteur de la facture. Vous pouvez consulter la liste des certificats acceptés dans ce lien : https://web.aoc.cat/suport/efact-empresas/
- Si vous êtes une personne physique, si vous ne disposez pas de certificat numérique, vous pouvez utiliser votre identification numérique pour signer les factures électroniques qu'elles émettent.
- Une autre exigence lors de la génération d'une facture électronique est que le fournisseur doit saisir la référence comptable indiquée par le service de gestion de la Fondation Emma. Cette référence constitue la garantie au fournisseur de l'existence de la dotation budgétaire correspondante pour son paiement ultérieur. Aucune facture ne sera acceptée sans indication de la référence comptable, les factures seront automatiquement rejetées.
Point de saisie des factures
La Fondation Emma a activé sur son site Internet le lien vers la boîte électronique d'envoi des factures de l'organisme. Ce point d'entrée est le portail e.FACT du consortium AOC. Depuis ce portail, un fournisseur pourra soumettre des factures et vérifier leur statut de traitement.
POINT D'ENTRÉE DES FACTURES ÉLECTRONIQUES :
https://efact.aoc.cat/bustia/home.htm
Le format électronique pour l'émission des factures électroniques à l'Administration est FACTURAE, conformément à l'Ordonnance PRE/2971/2007. Le portail e.FACT prend en charge ce format mais accepte également les factures électroniques au format UN/EDIFACT INVOIC transmises via des réseaux EDI avec connectivité de service.
Comment générer une facture électronique ?
Les fournisseurs peuvent disposer d'un logiciel pour leur gestion de factures qui génère déjà des factures au format Facturae, supporté par le portail e.FACT. Si le fournisseur ne dispose pas de ce logiciel, il peut utiliser d'autres outils gratuits qui génèrent des factures dans ce format :
- www.facturae.es : via l'application gratuite de gestion électronique de facturation proposée par le ministère de l'Industrie, du Tourisme et du Commerce (www.facturae.es).
- Routeur B2B (recommandé) : service cloud qui vous permet de créer facilement et gratuitement des factures électroniques au format Facturae, sans avoir besoin de certificat numérique et de les envoyer directement aux administrations publiques catalanes via le service e.FACT ( www.b2brouter. net/hp).
COMMENT LES LIVRER À LA FONDATION EMMA ?
Pour envoyer des factures électroniques à la Fondation Emma vous pouvez utiliser différents mécanismes :
1. Via la boîte aux lettres de livraison située sur le portail EFACT :
Consultez les manuels sur :
- Manuel d'utilisation Livraison e.FACT
- Manuel d'utilisation de la boîte aux lettres de l'émetteur e.FACT
2. Via les plateformes de facturation électronique du marché si elles sont rattachées au service e.FACT.
COMMENT VÉRIFIER LE STATUT DE VOTRE FACTURE ?
En accédant à la boîte aux lettres de livraison eFACT, en entrant l'option « Vérification du statut ». Cette fonctionnalité permet de rechercher les factures précédemment envoyées, afin de vérifier leur statut de traitement.
Pour vérifier l'état d'une facture vous devez renseigner les champs suivants : numéro de facture, exercice de la facture, NIF de l'émetteur, NIF du destinataire et le montant total de la facture. Une fois ces champs renseignés et vous cliquez sur le bouton « Rechercher », la requête est effectuée, montrant l'historique des états par lesquels est passée la facture spécifiée. Ainsi, si la facture a été délivrée et enregistrée correctement à la Fondation Emma, les informations correspondant à la saisie de la facture sont détaillées, entre autres données.
Notez que si vous ne voyez pas le statut « Enregistré », cela indique que la facture n'a pas été enregistrée par la Fondation Emma. De même, si la facture ne passe pas la validation de sa signature électronique ou si la facture n'est pas acceptée par la Fondation Emma pour des raisons commerciales, la boîte de livraison indiquera le statut « Rejeté » et le motif du rejet.
De même, il appartient à l'émetteur des factures de vérifier l'état des factures.
